Jetzt sprechen wir Klartext.
Moin aus Hamburg!
„Wir bieten die DMS-Schnittstelle und das Signing über unseren Partner digital|bar an und pausieren vorerst die eigene Entwicklung dieser Schnittstellen“.
Das war die Nachricht aus unserem letzten Newsletter. Warum das eine richtig gute Entscheidung ist und eurer Kanzlei sogar einen noch größeren Mehrwert bietet, als wenn wir die Schnittstelle selbst entwickelt hätten, möchten wir euch in diesem Newsletter erläutern.
Wir haben euch den Newsletter auch als Video mit Grafiken (10 min) auf YouTube bereitgestellt.
Themen in dieser Update-Info:
Woran arbeiten wir aktuell?
- Intro
- Technische Voraussetzungen
- Kosten
- Fazit
- Was müsst ihr tun, um loszulegen?
Intro
Das Feedback auf unseren Newsletter vom 21.01.2023 war überwältigend. Vielen Dank!
Wir haben – neben ein paar kritischen Stimmen, die wir mit diesem Newsletter überzeugen möchten, dass wir eine gute Entscheidung im Sinne unserer Kunden getroffen haben – fast durchweg positives Feedback von euch bekommen. Da wir die zahlreichen Anfragen nicht in Einzelpräsentationen abfangen können, haben wir euch in den letzten Tagen gemeinsam mit unserem Partner digital|bar alle Informationen auf eure Fragen zusammengetragen.
Wir möchten euch erklären, dass euch nicht mehr Kosten entstehen, als wenn wir die Schnittstelle unter eigenem Namen entwickelt hätten, gehen auf die technischen Voraussetzungen ein und möchten ein kurzes Fazit ziehen und euch Infos darüber geben, wie ihr jetzt loslegen könnt.
Technische Voraussetzungen
Fangen wir mit den technischen Voraussetzungen und der Frage an: „Was müssten wir eigentlich alles tun, um eine Schnittstelle zur DMS herzustellen?“ Schauen wir uns doch mal das grundlegende Setup an:
Das kanzlei.land und die DATEV online Anwendungen, sind Programme, die in der Cloud liegen und die jeweils über Online-Schnittstellen direkt miteinander kommunizieren können. Das machen wir beispielsweise mit dem „Belegbilderservice“ von DATEV, der Belege für die Fibu oder den Lohn aus dem kanzlei.land in Richtung DATEV transferiert.
Die DATEV DMS Schnittstelle ist jedoch keine Online-Schnittstelle, sondern eine „Offline“-Schnittstelle – also eine sogenannte „on-premise“-Schnittstelle. Damit wir diese Schnittstelle erreichen können, müssen wir also eine Software programmieren, die lokal auf eurem Kanzleiserver installiert wird und als „Connector“ zwischen dem kanzlei.land und eurem Kanzleiserver funktioniert.
Dabei ist zu beachten, dass die Kanzleimitarbeitenden auch nur auf die Daten und Dokumente Zugriff haben, auf die sie auch im kanzlei.land Zugriff haben. Es wird also eine Rechteverwaltung benötigt. Und gerade, wenn Dokumente aus DATEV in Richtung kanzlei.land geschoben werden sollen, möchte man in der Regel auch noch eine Nachricht mit übergeben oder aus beispielsweise einem Wordanschreiben und einem PDF-Anhang nur eine PDF-Datei bereitstellen. Auch diese „PDF-Tool“-Funktionalität müssten wir über kurz oder lang ebenfalls bauen.
„Hey liebes kanzlei.land! Gibt es da nicht schon einen Anbieter am Markt, der DAS ALLES hat und sogar schon euer Partner ist?“ Antwort: JA, die digital|bar.
Genauer genommen, sprechen wir eigentlich von der sogenannten „collect|bar“, einer Softwarelösung des Unternehmens digital|bar – übrigens, ebenfalls ein offizieller und geprüfter DATEV Marktplatzpartner. Denn die collect|bar ist genau so ein Connector, wie wir ihn erst hätten entwickeln müssen. Und das Beste: Die Schnittstellen bestehen bereits!
So ersetzen wir lediglich den Connector, den wir hätten selbst bauen müssen, durch die collect|bar. Die collect|bar ist ein seit Jahren mit Kanzleien entwickeltes Tool, um Dokumente unterschiedlichster Herkunft weiterzuleiten. Und nicht nur weiterleiten: Ihr könnt mit der collect|bar diverse Dateitypen (PDF, Tiff, Word, Bilder usw.) verarbeiten, Seiten hinzufügen, trennen, heften, mit Stempeln versehen und noch viele weitere Dinge, um hinterher eine oder mehrere PDF-Dateien zu bekommen und diese dann an eine beliebige Anwendung weiterzugeben.
Die Möglichkeiten sind jetzt schon sehr groß. Im DATEV-Kosmos können Belege an DUO, Meine Steuern oder eben die DMS weitergeleitet werden.
Aber auch die Produkte von Wolters Kluwer, Simba und demnächst auch Agenda können adressiert werden.
Im Bereich Signing könnt ihr über die collect|bar mit FP Sign oder Signo Tec Signaturprozesse starten und Dokumente unterschreiben oder unterschreiben lassen.
Damit jeder Mitarbeitende den Überblick behält, gibt es den Dokumentenkorb der collect|bar. Von der Denkweise her ähnelt er der Logik der DATEV DMS. Denn immer, wenn ihr von euren Kollegen oder über eine Automation ein Dokument zugewiesen bekommt, dann taucht es in euren persönlichen Dokumenten auf. Das Coole ist, dass auch Gruppen adressiert werden können. Also z. B. die Gruppe „Sekretariat“. Dort können dann alle Mitarbeitenden dieser Gruppe darauf zugreifen und sich die Dokumente zur Bearbeitung in den persönlichen Bereich ziehen.
Kosten
Der meistgenannte Kritik-Punkt an der Partnerschaft mit der digital|bar war: „Da entstehen mir zusätzliche Kosten“. Das ist richtig. Das wäre aber auch der Fall, wenn wir euch die Schnittstelle selbst gebaut hätten.
Da sich Software auf einem Kanzleiserver nicht von allein installiert, bräuchten wir neben den Entwicklern der Software auch Mitarbeitende, die sich mit jeder einzelnen Kanzlei und deren Systempartner in Verbindung setzen, um die Installationen und die Konfiguration des Connectors vorzunehmen. Auch bei jedem Mitarbeitenden muss die Software zum Laufen gebracht werden. Dabei gibt es diverse unterschiedliche Szenarien: Von DATEV ASP, über Partner ASP bis hin zu lokal betriebenen Servern ist in unserer Kundengruppe alles vertreten. Auch die Schulung der Mitarbeitenden muss bewältigt werden. Prozessuale Fragen müssen geklärt werden können.
Das alles hätten wir selbstverständlich berechnen müssen. Als Kanzlei haben wir damals auch jede Sonder-Leistung für unsere Mandantinnen und Mandanten abgerechnet. Immer.
Das bedeutet, dass wir für das initiale Setup eine Gebühr erhoben hätten und auch für die laufende Wartung wären Kosten entstanden. Übrigens, genau das Gleiche machen wir bei unseren individualisierten Smartphone-Apps schon jetzt. Initiale Einrichtung, laufende Wartung.
Und wie es der Zufall so will, ist das auch die Kostenstruktur der collect|bar. Ihr zahlt für die initiale Einrichtung der Software einmalig 4.500 Euro. Je nachdem welche Module ihr benötigt, fallen für das Setup zusätzlich je Modul einmalig 250 Euro an. Für kanzlei.land-Kunden und Neukunden ist das “kanzlei.land Modul“ übrigens kostenlos. Zusätzlich werden User-Lizenzen für 100 Euro das Stück einmalig benötigt.
Für die laufende Wartung und den laufenden Support wird eine Gebühr von 1.200 Euro pro Jahr fällig, sofern ihr mehr als 15 User-Lizenzen habt. Wenn ihr weniger oder gleich 15 User-Lizenzen benötigt, fallen lediglich Kosten in Höhe von 800 Euro jährlich an.
Die Lizenzstruktur ist ebenfalls ähnlich zu der der DATEV. Das bedeutet, dass ihr einen Lizenz-Pool habt und nur die angemeldeten Benutzer, verbrauchen eine Lizenz. Als Faustregel hat uns die digital|bar mitgegeben, dass man die Mitarbeiterzahl durch 2 teilt. Das ist die Lizenzanzahl, die ihr vermutlich benötigen werdet. Denn: Es ist immer mal jemand im Urlaub oder krank oder die Person ist eine Teilzeitkraft oder im Mandantenmeeting.
Wir haben euch hier mal eine Beispielrechnung für eine Kanzlei mit 90 Mitarbeitenden zusammengerechnet.
Die Grundgebühr ist ein fester Betrag von 4.500 Euro.
Die Kanzlei hat ca. 90 Mitarbeitende. Also nach der Faustregel werden wohl ca. 45 Lizenzen benötigt. 45 mal 100 Euro, ergeben weitere 4.500 Euro. Hinzu kommen nun die benötigten Module. Für die Kanzlei nehme ich mal das DMS-Modul, das Meine Steuern Modul und das Signotec-Modul. Das kanzlei.land-Modul ist – wie gesagt – kostenlos.
Es ergibt sich eine Zwischensumme von 9.750 Euro einmalig. Die Wartungspauschale von jährlich 1.200 Euro kommt obendrauf.
Für kleine Kanzleien und diejenigen, die nicht einmalig, sondern lieber monatlich zahlen möchten, bietet die digital|bar auch ein alternatives monatliches Modell an. Die Vertragslaufzeit beträgt dann allerdings 36 Monate. Zusätzlich wird eine Gebühr von 10 % aufgeschlagen, wenn man sich für die monatliche Variante entscheidet.
In unserem Beispiel wäre das für die Kanzlei aus Hamburg 408 Euro.
Der Vollständigkeit halber, haben wir euch hier mal eine Vergleichsrechnung erstellt und beide Modelle auf 36 Monate hochgerechnet, damit man sie vergleichen kann. Wenn man sich nun die Kosten pro Kopf umlegt, also wieder mit 90 Mitarbeitenden rechnet (weil ja nur die Hälfte an Lizenzen benötigt wird, da nur die aktiven Verbindungen zählen, siehe Faustregel von vorhin), ergibt sich im Standardmodell ein Pro-Kopf-Kostenpunkt von 4,12 Euro monatlich. Bei dem alternativen Modell ein Pro-Kopf-Kostenpunkt von 4,53 Euro.
Fazit
Wir möchten also zusammenfassen: Wir hätten sehr viel Energie in eine eigene Schnittstelle legen müssen und hätten die digital|bar im Grunde nur nachgebaut. Viele von euch wissen ja, dass wir schon letztes Jahr mit der Entwicklung eigener Schnittstellen begonnen haben. Wir haben extra einen DATEV Server bei uns im Büro aufgesetzt, um die Schnittstellen zu entwickeln. Jedoch mussten wir uns einfach eingestehen, dass wir mit unserem kleinen Team innerhalb kurzer Zeit nicht hätten das liefern können, was die collect|bar heute schon an Möglichkeiten bietet.
Wir können jetzt unseren Fokus auf die Funktionen im kanzlei.land legen, die das Arbeiten mit den Mandanten einfacher und effizienter gestaltet. Und: Die Entwicklung der Schnittstellen ist bei uns nur pausiert. Damit ist nicht in Stein gemeißelt, dass wir überhaupt nicht mehr an Schnittstellen entwickeln. Aber eben nicht zum jetzigen Zeitpunkt.
Wir als Kanzleien müssen in ganzheitlichen Prozessen denken! Das muss das Ziel sein. Und das erreichen wir nicht allein, sondern nur gemeinsam. Gemeinsam mit euch, gemeinsam mit anderen Softwarehäusern. Vielleicht ja auch gemeinsam mit Verbänden und Kammern?
Natürlich ist bei der collect|bar nicht alles perfekt, genauso wie im kanzlei.land und bei jeder anderen Software nicht alles perfekt ist. Aber: lasst uns doch die Chance nutzen, beide Produkte gemeinsam besser zu machen.
Und: Der hier aufgezeigte Ablauf ist bisher einzigartig und so in unserer Steuer-Tax-Tech-Welt nicht vorhanden! Also: Ein sehr großer Vorteil gegenüber allen anderen Kanzleien.
Was müsst ihr tun, um loszulegen?
Was müsst ihr also tun, um loslegen zu können? Meldet euch entweder bei uns oder direkt beim Team der digital|bar. Ihr könnt über die Internetseite digitalbar.de in den Bereich “lös|bar” und dann collect|bar navigieren. Neben Informationen zur collect|bar findet ihr ganz unten auch ein Kontaktformular. Erwähnt unbedingt in der Nachricht, dass ihr kanzlei.land-Kunde seid oder es werden wollt. Im Falle der Bestellung erhaltet ihr dann automatisch den Rabatt auf das kanzlei.land-Modul.
Egal, ob ihr noch eine Produktpräsentation haben möchtet, oder direkt loslegen wollt: Das Team der digital|bar wird euch einen Fragebogen schicken und mit euch anschließend eure individuelle Situation besprechen. Welche Serverstruktur benutzt ihr? Welche Module braucht ihr? Welche Workflows und Automationen sollen eingerichtet werden? Wann soll das Ganze stattfinden? Und so weiter… Nachdem die Inbetriebnahme abgeschlossen ist, werden eure Mitarbeitenden geschult.
Und dann könnt ihr die Vereinfachungen nutzen, die sich aus der Partnerschaft ergeben.
Unsere größte Motivation ist es, die Plattform stetig für unsere Kunden zu verbessern und erweitern. Umso mehr freuen wir uns daher über ein Feedback, sowie eventuelle Anforderungen an eine Plattform, die euren Vorstellungen entspricht.
Beste Grüße aus dem
kanzlei.land