Update zur digital|bar

Woran arbeiten wir aktuell?

• Intro
• Tech­ni­sche Voraussetzungen
• Kosten
• Fazit
• Was müsst ihr tun, um loszulegen?

Intro

Das Feed­back auf unseren News­letter vom 21.01.2023 war über­wäl­ti­gend. Vielen Dank!

Wir haben – neben ein paar kriti­schen Stimmen, die wir mit diesem News­letter über­zeugen möchten, dass wir eine gute Entschei­dung im Sinne unserer Kunden getroffen haben – fast durchweg posi­tives Feed­back von euch bekommen. Da wir die zahl­rei­chen Anfragen nicht in Einzel­prä­sen­ta­tionen abfangen können, haben wir euch in den letzten Tagen gemeinsam mit unserem Partner digital|bar alle Infor­ma­tionen auf eure Fragen zusammengetragen.

Wir möchten euch erklären, dass euch nicht mehr Kosten entstehen, als wenn wir die Schnitt­stelle unter eigenem Namen entwi­ckelt hätten, gehen auf die tech­ni­schen Voraus­set­zungen ein und möchten ein kurzes Fazit ziehen und euch Infos darüber geben, wie ihr jetzt loslegen könnt.

Tech­ni­sche Voraussetzungen

Fangen wir mit den tech­ni­schen Voraus­set­zungen und der Frage an: „Was müssten wir eigent­lich alles tun, um eine Schnitt­stelle zur DMS herzu­stellen?“ Schauen wir uns doch mal das grund­le­gende Setup an:

Das kanzlei.land und die DATEV online Anwen­dungen, sind Programme, die in der Cloud liegen und die jeweils über Online-Schnitt­stellen direkt mitein­ander kommu­ni­zieren können. Das machen wir beispiels­weise mit dem „Beleg­bil­der­ser­vice“ von DATEV, der Belege für die Fibu oder den Lohn aus dem kanzlei.land in Rich­tung DATEV transferiert.

Die DATEV DMS Schnitt­stelle ist jedoch keine Online-Schnitt­stelle, sondern eine „Offline“-Schnittstelle – also eine soge­nannte „on-premise“-Schnittstelle. Damit wir diese Schnitt­stelle errei­chen können, müssen wir also eine Soft­ware program­mieren, die lokal auf eurem Kanz­lei­server instal­liert wird und als „Connector“ zwischen dem kanzlei.land und eurem Kanz­lei­server funktioniert.

Dabei ist zu beachten, dass die Kanz­lei­mit­ar­bei­tenden auch nur auf die Daten und Doku­mente Zugriff haben, auf die sie auch im kanzlei.land Zugriff haben. Es wird also eine Rech­te­ver­wal­tung benö­tigt. Und gerade, wenn Doku­mente aus DATEV in Rich­tung kanzlei.land geschoben werden sollen, möchte man in der Regel auch noch eine Nach­richt mit über­geben oder aus beispiels­weise einem Word­an­schreiben und einem PDF-Anhang nur eine PDF-Datei bereit­stellen. Auch diese „PDF-Tool“-Funktionalität müssten wir über kurz oder lang eben­falls bauen.

„Hey liebes kanzlei.land! Gibt es da nicht schon einen Anbieter am Markt, der DAS ALLES hat und sogar schon euer Partner ist?“ Antwort: JA, die digital|bar.

Genauer genommen, spre­chen wir eigent­lich von der soge­nannten „collect|bar“, einer Soft­ware­lö­sung des Unter­neh­mens digital|bar – übri­gens, eben­falls ein offi­zi­eller und geprüfter DATEV Markt­platz­partner. Denn die collect|bar ist genau so ein Connector, wie wir ihn erst hätten entwi­ckeln müssen. Und das Beste: Die Schnitt­stellen bestehen bereits!

So ersetzen wir ledig­lich den Connector, den wir hätten selbst bauen müssen, durch die collect|bar. Die collect|bar ist ein seit Jahren mit Kanz­leien entwi­ckeltes Tool, um Doku­mente unter­schied­lichster Herkunft weiter­zu­leiten. Und nicht nur weiter­leiten: Ihr könnt mit der collect|bar diverse Datei­typen (PDF, Tiff, Word, Bilder usw.) verar­beiten, Seiten hinzu­fügen, trennen, heften, mit Stem­peln versehen und noch viele weitere Dinge, um hinterher eine oder mehrere PDF-Dateien zu bekommen und diese dann an eine belie­bige Anwen­dung weiterzugeben.

Die Möglich­keiten sind jetzt schon sehr groß. Im DATEV-Kosmos können Belege an DUO, Meine Steuern oder eben die DMS weiter­ge­leitet werden.

Aber auch die Produkte von Wolters Kluwer, Simba und demnächst auch Agenda können adres­siert werden.

Im Bereich Signing könnt ihr über die collect|bar mit FP Sign oder Signo Tec Signa­tur­pro­zesse starten und Doku­mente unter­schreiben oder unter­schreiben lassen.

Damit jeder Mitar­bei­tende den Über­blick behält, gibt es den Doku­men­ten­korb der collect|bar. Von der Denk­weise her ähnelt er der Logik der DATEV DMS. Denn immer, wenn ihr von euren Kollegen oder über eine Auto­ma­tion ein Doku­ment zuge­wiesen bekommt, dann taucht es in euren persön­li­chen Doku­menten auf. Das Coole ist, dass auch Gruppen adres­siert werden können. Also z. B. die Gruppe „Sekre­ta­riat“. Dort können dann alle Mitar­bei­tenden dieser Gruppe darauf zugreifen und sich die Doku­mente zur Bear­bei­tung in den persön­li­chen Bereich ziehen.

Kosten

Der meist­ge­nannte Kritik-Punkt an der Part­ner­schaft mit der digital|bar war: „Da entstehen mir zusätz­liche Kosten“. Das ist richtig. Das wäre aber auch der Fall, wenn wir euch die Schnitt­stelle selbst gebaut hätten.

Da sich Soft­ware auf einem Kanz­lei­server nicht von allein instal­liert, bräuchten wir neben den Entwick­lern der Soft­ware auch Mitar­bei­tende, die sich mit jeder einzelnen Kanzlei und deren System­partner in Verbin­dung setzen, um die Instal­la­tionen und die Konfi­gu­ra­tion des Connec­tors vorzu­nehmen. Auch bei jedem Mitar­bei­tenden muss die Soft­ware zum Laufen gebracht werden. Dabei gibt es diverse unter­schied­liche Szena­rien: Von DATEV ASP, über Partner ASP bis hin zu lokal betrie­benen Servern ist in unserer Kunden­gruppe alles vertreten. Auch die Schu­lung der Mitar­bei­tenden muss bewäl­tigt werden. Prozes­suale Fragen müssen geklärt werden können.

Das alles hätten wir selbst­ver­ständ­lich berechnen müssen. Als Kanzlei haben wir damals auch jede Sonder-Leis­tung für unsere Mandan­tinnen und Mandanten abge­rechnet. Immer.

Das bedeutet, dass wir für das initiale Setup eine Gebühr erhoben hätten und auch für die laufende Wartung wären Kosten entstanden. Übri­gens, genau das Gleiche machen wir bei unseren indi­vi­dua­li­sierten Smart­phone-Apps schon jetzt. Initiale Einrich­tung, laufende Wartung.

Und wie es der Zufall so will, ist das auch die Kosten­struktur der collect|bar. Ihr zahlt für die initiale Einrich­tung der Soft­ware einmalig 4.500 Euro. Je nachdem welche Module ihr benö­tigt, fallen für das Setup zusätz­lich je Modul einmalig 250 Euro an. Für kanzlei.land-Kunden und Neukunden ist das “kanzlei.land Modul“ übri­gens kostenlos. Zusätz­lich werden User-Lizenzen für 100 Euro das Stück einmalig benötigt.

Für die laufende Wartung und den laufenden Support wird eine Gebühr von 1.200 Euro pro Jahr fällig, sofern ihr mehr als 15 User-Lizenzen habt. Wenn ihr weniger oder gleich 15 User-Lizenzen benö­tigt, fallen ledig­lich Kosten in Höhe von 800 Euro jähr­lich an.

Die Lizenz­struktur ist eben­falls ähnlich zu der der DATEV. Das bedeutet, dass ihr einen Lizenz-Pool habt und nur die ange­mel­deten Benutzer, verbrau­chen eine Lizenz. Als Faust­regel hat uns die digital|bar mitge­geben, dass man die Mitar­bei­ter­zahl durch 2 teilt. Das ist die Lizenz­an­zahl, die ihr vermut­lich benö­tigen werdet. Denn: Es ist immer mal jemand im Urlaub oder krank oder die Person ist eine Teil­zeit­kraft oder im Mandantenmeeting.

Wir haben euch hier mal eine Beispiel­rech­nung für eine Kanzlei mit 90 Mitar­bei­tenden zusammengerechnet.

Die Grund­ge­bühr ist ein fester Betrag von 4.500 Euro.
Die Kanzlei hat ca. 90 Mitar­bei­tende. Also nach der Faust­regel werden wohl ca. 45 Lizenzen benö­tigt. 45 mal 100 Euro, ergeben weitere 4.500 Euro. Hinzu kommen nun die benö­tigten Module. Für die Kanzlei nehme ich mal das DMS-Modul, das Meine Steuern Modul und das Signotec-Modul. Das kanzlei.land-Modul ist – wie gesagt – kostenlos.

Es ergibt sich eine Zwischen­summe von 9.750 Euro einmalig. Die Wartungs­pau­schale von jähr­lich 1.200 Euro kommt obendrauf.

Für kleine Kanz­leien und dieje­nigen, die nicht einmalig, sondern lieber monat­lich zahlen möchten, bietet die digital|bar auch ein alter­na­tives monat­li­ches Modell an. Die Vertrags­lauf­zeit beträgt dann aller­dings 36 Monate. Zusätz­lich wird eine Gebühr von 10 % aufge­schlagen, wenn man sich für die monat­liche Vari­ante entscheidet.

In unserem Beispiel wäre das für die Kanzlei aus Hamburg 408 Euro.
Der Voll­stän­dig­keit halber, haben wir euch hier mal eine Vergleichs­rech­nung erstellt und beide Modelle auf 36 Monate hoch­ge­rechnet, damit man sie verglei­chen kann. Wenn man sich nun die Kosten pro Kopf umlegt, also wieder mit 90 Mitar­bei­tenden rechnet (weil ja nur die Hälfte an Lizenzen benö­tigt wird, da nur die aktiven Verbin­dungen zählen, siehe Faust­regel von vorhin), ergibt sich im Stan­dard­mo­dell ein Pro-Kopf-Kosten­punkt von 4,12 Euro monat­lich. Bei dem alter­na­tiven Modell ein Pro-Kopf-Kosten­punkt von 4,53 Euro.

Fazit

Wir möchten also zusam­men­fassen: Wir hätten sehr viel Energie in eine eigene Schnitt­stelle legen müssen und hätten die digital|bar im Grunde nur nach­ge­baut. Viele von euch wissen ja, dass wir schon letztes Jahr mit der Entwick­lung eigener Schnitt­stellen begonnen haben. Wir haben extra einen DATEV Server bei uns im Büro aufge­setzt, um die Schnitt­stellen zu entwi­ckeln. Jedoch mussten wir uns einfach einge­stehen, dass wir mit unserem kleinen Team inner­halb kurzer Zeit nicht hätten das liefern können, was die collect|bar heute schon an Möglich­keiten bietet.

Wir können jetzt unseren Fokus auf die Funk­tionen im kanzlei.land legen, die das Arbeiten mit den Mandanten einfa­cher und effi­zi­enter gestaltet. Und: Die Entwick­lung der Schnitt­stellen ist bei uns nur pausiert. Damit ist nicht in Stein gemei­ßelt, dass wir über­haupt nicht mehr an Schnitt­stellen entwi­ckeln. Aber eben nicht zum jetzigen Zeitpunkt.

Wir als Kanz­leien müssen in ganz­heit­li­chen Prozessen denken! Das muss das Ziel sein. Und das errei­chen wir nicht allein, sondern nur gemeinsam. Gemeinsam mit euch, gemeinsam mit anderen Soft­ware­häu­sern. Viel­leicht ja auch gemeinsam mit Verbänden und Kammern?

Natür­lich ist bei der collect|bar nicht alles perfekt, genauso wie im kanzlei.land und bei jeder anderen Soft­ware nicht alles perfekt ist. Aber: lasst uns doch die Chance nutzen, beide Produkte gemeinsam besser zu machen.

Und: Der hier aufge­zeigte Ablauf ist bisher einzig­artig und so in unserer Steuer-Tax-Tech-Welt nicht vorhanden! Also: Ein sehr großer Vorteil gegen­über allen anderen Kanzleien.

Was müsst ihr tun, um loszulegen?

Was müsst ihr also tun, um loslegen zu können? Meldet euch entweder bei uns oder direkt beim Team der digital|bar. Ihr könnt über die Inter­net­seite digitalbar.de in den Bereich “lös|bar” und dann collect|bar navi­gieren. Neben Infor­ma­tionen zur collect|bar findet ihr ganz unten auch ein Kontakt­for­mular. Erwähnt unbe­dingt in der Nach­richt, dass ihr kanzlei.land-Kunde seid oder es werden wollt. Im Falle der Bestel­lung erhaltet ihr dann auto­ma­tisch den Rabatt auf das kanzlei.land-Modul.
Egal, ob ihr noch eine Produkt­prä­sen­ta­tion haben möchtet, oder direkt loslegen wollt: Das Team der digital|bar wird euch einen Frage­bogen schi­cken und mit euch anschlie­ßend eure indi­vi­du­elle Situa­tion bespre­chen. Welche Server­struktur benutzt ihr? Welche Module braucht ihr? Welche Work­flows und Auto­ma­tionen sollen einge­richtet werden? Wann soll das Ganze statt­finden? Und so weiter… Nachdem die Inbe­trieb­nahme abge­schlossen ist, werden eure Mitar­bei­tenden geschult.

Und dann könnt ihr die Verein­fa­chungen nutzen, die sich aus der Part­ner­schaft ergeben.