Die Einführung der E-Rechnung stellt eine bedeutende Entwicklung im Bereich der Umsatzsteuer und der Buchhaltung dar. Diese Initiative, vorangetrieben durch die EU-Kommission und die nationale Gesetzgebung, zielt darauf ab, Steuerlücken zu schließen. Durch die Standardisierung und Digitalisierung der Rechnungsprozesse soll zukünftig Betrug bei der Deklaration von Umsatzsteuerbeträgen vorgebeugt und die Buchhaltung automatisiert werden.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für Unternehmen, und wie könnt ihr euch schon heute darauf vorbereiten, um von den neuen gesetzlichen Regelungen zu profitieren? Erfahrt mehr in unserem umfassenden Leitfaden zur E-Rechnung!
Warum erfolgt die Gesetzgebung?
Die EU-Kommission mit ihrer Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) sieht Handlungsbedarf, um Umsatzsteuerlücken im EU-Wirtschaftsraum zu vermeiden. Eine Maßnahme hierbei ist die Ablösung des heutigen Zusammenfassende-Meldung-Systems durch ein neues Meldesystem auf EU-Ebene. Einen zentralen Punkt spielt hierbei die E-Rechnung. Um den zukünftigen Regelungen auf EU-Ebene gerecht zu werden, reagiert der Bundesrat und führt frühzeitig eine Verpflichtung der E-Rechnung im deutschen Umsatzsteuerrecht ein.
Wie muss eine Rechnung heute aussehen?
Alle Arten von Rechnungsformaten sind heute grundsätzlich zulässig, vorausgesetzt, dass sie die erforderlichen Mindestangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG enthalten. Eine Ausnahme hiervon bilden Kleinstbetragsrechnungen, für die spezifische Vereinfachungen gemäß § 33 UStDV gelten. Rechnungen, die heute digital versendet werden sollen, z. B. im PDF, dürfen nur mit vorheriger Zustimmung des jeweiligen Empfängers elektronisch ausgestellt werden. Durch die grundsätzliche Formfreiheit der Rechnung sind auch elektronische Datenaustauschverfahren für die Rechnungslegung zulässig.
- Papier
Die Rechnung auf Papier ist ein bildhaftes Format, welches keine automatische elektronische Verarbeitung gewährleistet. Die manuelle Nacharbeit im Buchführungsprozess ist unerlässlich.
- Bildhaft
Die bildhafte Rechnung ist ein Format, bei der die Rechnung elektronisch ausgestellt wird. Sie ermöglicht die Übermittlung und den elektronischen Empfang der Rechnung. Die bildhafte Rechnung ähnelt der Papierrechnung, da sie nur eine begrenzte automatische Verarbeitung ermöglicht. Das gängigste Format für die bildhafte Rechnung ist das PDF.
- Datensatz
Der Datensatz ist ein elektronisches Rechnungsformat. Er ermöglicht eine elektronische Ausstellung, Übermittlung und den Empfang von Rechnungsdaten. Die Datensätze enthalten in der Regel ein Datenformat und sind ausschließlich von hierfür bestimmter Software auswertbar. Der Datensatz ermöglicht durch seine vorgegebene Datenstruktur eine automatische Auswertbarkeit im Buchhaltungsprozess.
- Hybrid
Das hybride Rechnungsformat ist eine Mischform aus dem bildhaften und dem Datensatz-Format. Es bietet die Vorteile der automatischen Datenauswertung und benötigt keine Software, um die Daten zu visualisieren.
Wie stellt sich die E-Rechnung dar?
Die E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format, das ohne Medienbruch ausgestellt, übermittelt und empfangen werden muss, wodurch eine elektronische Verarbeitung im Buchhaltungsprozess ermöglicht wird. Im Zentrum der E-Rechnung steht der Datensatz, der ein semantisches Datenmodell, definierte Kernelemente und eine maschinenlesbare Syntax umfasst, basierend auf der EU-Norm RL 2014/55/EU.
Unter anderem müssen aus der E-Rechnung die umsatzsteuerlichen Kernelemente gemäß § 14 Abs. 4 UStG extrahierbar sein. Abseits der Kernelemente stellt sich die neue E-Rechnung als Technologie offen dar, um den Unternehmen eine Flexibilität beim Rechnungsversand zu gewähren. Durch die neue Gesetzgebung werden Rechnungen zukünftig nur noch in die E-Rechnung und sonstige Rechnungen unterteilt.
Wer muss zukünftig E-Rechnungen versenden?
In Deutschland ansässige Unternehmen im Sinne des UStG sind von der neuen E-Rechnung betroffen, wenn sie Rechnungen im B2B Bereich über 250 EUR ausstellen. Ausgenommen von dieser Regelung sind Unternehmen, die Rechnungen für Umsätze tätigen, die unter die Steuerbefreiungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG fallen. Die Pflicht zur Ausstellung der neuen E-Rechnung soll grundsätzlich zum 01.01.2025 beginnen. Das neue Gesetz sieht jedoch Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027 für die Unternehmen vor.
- Bis 31.12.2026
B2B-Umsätze dürfen weiterhin als Papierrechnung oder bildhafte Datei übermittelt werden. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers, zur bildhaften Übersendung, muss zwingend erfolgen.
- Bis 31.12.2027
Es gelten die gleichen Vorschriften wie im Kalenderjahr 2026. Voraussetzung hierfür ist, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 EUR aufweist.
- Ab 01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 gelten die Vorschriften zur E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B-Bereich gemäß den geltenden Vorschriften.
Was gilt für den Rechnungsempfänger?
Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, Rechnungen zu empfangen und ohne Medienbruch zu verarbeiten. Das Wahlrecht zur Übersendung der bildhaften Rechnung entfällt grundsätzlich ab diesem Zeitpunkt. Dies betrifft auch die Unternehmen, die selbst vom Versand der E-Rechnung befreit sind oder keine Rechnungen im B2B-Bereich versenden. Beispiele hierfür sind Vermietungen nach § 4 Nr. 12 UStG, Humanmedizin (Ärzte) nach § 4 Nr. 14 UStG, sowie alle anderen Unternehmen, die Umsätze nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG erzielen, sowie Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG. Der Übermittlungsweg für die E-Rechnung ist nicht vorgegeben und bleibt den beteiligten Parteien überlassen.
Ausblick
Nach langem Warten wurde mit dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2024 endlich eine verbindliche Grundlage zur E-Rechnung geschaffen, die viele offene Fragen klärt und Unternehmen eine klare Orientierung für die praktische Umsetzung bietet. Offenkundig ist bereits heute, dass die E-Rechnung ein Treiber für die erfolgreiche digitale Transformation in Deutschland und auf EU-Ebene werden wird. Durch die standardisierten Datensätze rückt die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen immer mehr in den Fokus. Das Ziel der Unternehmen sollte, daher sein, diese Chance frühzeitig zu erkennen und die notwendigen Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung bereits heute zu initialisieren.
Wie unterstützt euch kanzlei.land zukünftig bei der Verarbeitung von E-Rechnungen?
Ab 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland eingeführt. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Rechnungen grundsätzlich im XML-Format elektronisch austauschen müssen. Bei kanzlei.land sind wir bestens darauf vorbereitet, um eure Mandanten optimal zu unterstützen.
Unsere Mandantenplattform ermöglicht es bereits heute, XML-basierte E-Rechnungen effizient zu verarbeiten. Eure Mandanten können ihre E-Rechnungen auf vielfältige Weise ins kanzlei.land hochladen – ob über den einfachen Browser-Upload, unsere E-Mail-Schnittstelle, die kostenlose Mandanten-Smartphone-App oder über diverse Partnerschnittstellen. So wird der Empfang von E-Rechnungen für eure Mandanten absolut unkompliziert.
Alle hochgeladenen Belege werden in einer klaren und übersichtlichen Ordnerstruktur abgelegt, die ihr flexibel nach den Bedürfnissen eurer Mandanten anpassen könnt. Im nächsten Schritt werden die Belege automatisch und medienbruchfrei an DATEV Belege Online übertragen, wo sie eurer Kanzlei zur weiteren Verarbeitung in Kanzlei Rechnungswesen bereitstehen. Einfacher geht’s nicht!
Auch wenn eure Mandanten ihre E-Rechnungen direkt im Portal einsehen möchten, ist das kein Problem. kanzlei.land bietet bereits heute die Möglichkeit, alle E-Rechnungsformate verständlich zu visualisieren, sodass die Daten der E-Rechnung auch für Menschen klar nachvollziehbar aufbereitet werden.
Mit kanzlei.land seid ihr und eure Mandanten bestens auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet – für eine nahtlose, sichere und einfache Verarbeitung von digitalen Rechnungen.
Das heißt in Kürze:
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Speicherung und Verarbeitung aller E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen
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Kein Medienbruch bei der Übertragung von E-Rechnungen in die Buchhaltung
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Einsicht und Prüfen der E-Rechnung direkt im kanzlei.land
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Automatische Übertragung an DATEV Unternehmen Online
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Mit dem letzten Update wurde die E-Mail-Adresse
e-invoice@datev.dein allen Systemen freigeschaltet. Wenn Rechnungen mit der DATEV-Software versendet werden, muss für diese E-Mail-Adresse ab jetzt nichts mehr manuell im Mandat konfiguriert werden.
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