Seit Bestehen des Aufgaben Ticket-Systems auf der kanzlei.land-Plattform wurden pro Jahr tausende von Aufgaben an die Mandantinnen und Mandanten verschickt. Mit der Einführung des neuen Aufgaben Ticket-Systems werden die Funktionen erheblich erweitert, um die Arbeitsweise der Kanzleien noch effizienter und sicherer zu gestalten und die Kommunikation mit Mandanten weiter zu optimieren. So können nun nicht nur Aufgaben an die Steuerkanzlei gestellt werden, sondern diese können auch gruppiert werden. Zudem erhalten Sie auf einen Blick alle Aufgaben mandatsübergreifend in der Kanzlei.
Wesentliche Verbesserungen und neue Funktionen des Aufgaben Ticket-Systems:
Neue Funktion: Protokollexport für Aufgaben
Ab sofort können einzelne Aufgaben exportiert werden. Der Export enthält die vollständigen Aufgabendetails inklusive aller Kommentare. Zusätzlich wird eine Übersicht aller zugehörigen Dokumente als Liste mitgeliefert, sodass klar ersichtlich ist, welche Dateien zur Aufgabe gehören.
Erweiterte Kommunikation: Ende der Einbahnstraße
Aufgaben können nicht nur von der Kanzlei an den Mandanten gestellt werden, sondern auch umgekehrt – vom Mandanten an die Kanzlei. Diese Funktion schließt eine wichtige Lücke in der Kommunikation und ermöglicht eine lückenlose Interaktion zwischen Kanzlei und Mandant.
Ihr Mehrwert:
Dadurch ersparen Sie sich das lange Suchen nach E-Mails und haben stets Transparenz über die gesamte Mandantenkommunikation – selbst wenn Teammitglieder kurzfristig ausfallen oder im Urlaub sind. Außerdem sparen Sie sich die Dokumentation der Aufgaben, die ansonsten per Telefon oder anderen Kanälen Ihre Kanzlei erreicht haben.
Mandatsübergreifende Aufgabenübersicht: Wo brennt es?
Die neue mandatsübergreifende Listenansicht bietet nun eine noch bessere Übersicht über alle Aufgaben innerhalb der Kanzlei. Aufgaben können nach Fälligkeit, Mandanten und Leistungsbereichen (wie Lohn, Finanzbuchhaltung, Einkommensteuer etc.) gefiltert werden. Damit dient das Aufgaben Ticket-System nicht nur der Kommunikation, sondern auch dem Fristenmanagement – sowohl auf der Ebene des einzelnen Sachbearbeiters als auch für die gesamte Kanzlei.
Ihr Mehrwert:
Je mehr Mandanten dieses System nutzen, desto wertvoller wird die zentrale Übersicht, und Sie sehen auf einen Blick, welche Aufgaben in Ihrer Kanzlei zu einem Engpass führen können. Sie müssen keine Brände mehr löschen, da Sie bereits vorab sehen, wo ein Problem entstehen könnte.
Gruppierung von Aufgaben auf Mandatsebene und übergreifend: Reine Ansichtssache?
Ab sofort können Sie Aufgaben kinderleicht gruppieren und erhalten so einen noch besseren – von der DATEV bekannten – Überblick. Dafür stehen alle Auswahlfelder zur Verfügung, die Sie in Ihrem Aufgaben Ticket-System oberhalb der Spalten finden. Egal, ob Status, Leistungsbereich, Jahr, Ersteller oder Erlediger – Sie haben die freie Wahl und können sich die Ansicht per „Drag and Drop“ so konfigurieren, wie Sie am besten arbeiten können. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nur einzelne Auswahlfelder gruppieren oder mehrere miteinander kombinieren, wie beispielsweise Jahr + Status + Leistungsbereich.
Ihr Mehrwert:
Konfigurieren Sie sich die individuelle Ansicht Ihrer Aufgaben so, wie Sie es für richtig halten. Nur so behalten Sie den Überblick. Mit der neuen Gruppierungsfunktion entgeht Ihnen nichts – sowohl mandatsübergreifend als auch innerhalb eines Mandats.
„Unser Ziel ist es, dass zukünftig alle Mandantinnen und Mandanten sowie die Kanzlei selbst die neuen Funktionen des Aufgaben Ticket-Systems nutzen, um eine noch effizientere Zusammenarbeit innerhalb der Kanzlei zu ermöglichen. Dank einfacher Prozesse wollen wir den Alltag so einfach wie möglich gestalten“, sagt Philip Hellmig, Geschäftsführer von kanzlei.land.
Kurz aufgefrischt: Was ist das Aufgaben Ticket-System von kanzlei.land?
Das Aufgaben Ticket-System von kanzlei.land bietet eine umfassende Übersicht über alle Aufgaben eines Mandats. Unter dem Menüpunkt „Aufgaben“ finden alle Aufgaben in einer übersichtlichen, tabellarischen Darstellung Platz. Diese Struktur sorgt für Transparenz und eine einfache Navigation zwischen offenen, erledigten und anstehenden Aufgaben. Über Filter- und Sortierfunktionen können Aufgaben nach den individuellen Bedürfnissen der Nutzer strukturiert werden, wobei alle vorgenommenen Einstellungen beim nächsten Öffnen erhalten bleiben. Neben der mandatsbezogenen Ansicht gibt es auch eine mandatsübergreifende Darstellung auf der Startseite, die es ermöglicht, alle Aufgaben der Kanzlei in einer Gesamtübersicht zu erfassen und individuell zu filtern.
Wie werden Aufgaben erstellt?
Sowohl Kanzlei-Mitarbeiter als auch Mandanten können Aufgaben füreinander erstellen. Kanzlei-Mitarbeiter können sich zudem interne Aufgaben zuweisen, während Mandanten innerhalb ihres eigenen Mandats Aufgaben verwalten und erstellen können.
Zusammenarbeit mit Mandanten:
Das Aufgaben Ticket-System fördert eine zielgerichtete Zusammenarbeit, indem Mandanten und Kanzlei-Mitarbeiter Aufgaben direkt einsehen und bearbeiten können. Dokumente können in der Aufgabe bereitgestellt oder angefordert werden, und eine Kommentarfunktion ermöglicht eine direkte Kommunikation.
Fristenmanagement:
Um das Fristenmanagement zu optimieren, benachrichtigt das System automatisch per E-Mail, wenn die Frist einer Aufgabe ausläuft. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig handeln. Um Fristen auf einen Blick zu erkennen, werden Aufgaben je nach Dringlichkeit farblich markiert.
Nachvollziehbarkeit:
Abgeschlossene Aufgaben sind in der Übersicht grün markiert und mit einem Haken versehen, was sie von offenen Aufgaben abhebt. Auch nach dem Abschluss bleiben die Aufgaben sichtbar, inklusive des ursprünglichen Fälligkeitsdatums und dem Datum der Erledigung. Dies gewährleistet eine vollständige Transparenz über den Bearbeitungsverlauf. Kanzlei-Mitarbeiter können abgeschlossene Aufgaben bei Bedarf erneut öffnen und den Mandanten zur Bearbeitung bereitstellen.
