Elektronische Unterschrift: Unterschriften digital einholen.
Mit der Elektronischen Unterschrift in kanzlei.land holst du Unterschriften dort ein, wo die Zusammenarbeit mit deinen Mandant:innen ohnehin stattfindet. Ohne Ausdruck, ohne Scan, ohne Extra-Tool und ohne Zusatzkosten.
31 Tage kostenlos den Demo-Zugang testen, endet automatisch
450 Kanzleien und 100.000 Menschen nutzen kanzlei.land · 4,9 von 5 Sternen im DATEV-Marktplatz (28 Bewertungen) · Hosting in Deutschland
Warum noch drucken, scannen und hinterherlaufen?
Dokument ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückschicken, nachfassen. Das kostet Zeit und bringt Vorgänge unnötig ins Stocken.
Mit der Elektronischen Unterschrift bleibt alles in kanzlei.land. Du stellst Dokumente bereit, bindest die passenden Personen ein und behältst jederzeit den Status im Blick.
So läuft der Unterschriftenprozess in kanzlei.land.
Starte den Unterschriftenvorgang direkt beim Mandat. Lade das Dokument hoch und lege fest, wer unterschreiben oder es zur Kenntnis nehmen soll.
- Beteiligte gezielt zum Unterzeichnen oder zur Kenntnisnahme einbinden
- Dokumente zentral und nachvollziehbar bereitstellen
- Keine separate Signatursoftware und keine zusätzlichen Zugänge nötig
Alle Beteiligten werden über den Vorgang informiert. Du siehst jederzeit, welche Vorgänge offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind.
- Beteiligte automatisch oder manuell an offene Unterschriften erinnern
- Weniger Zeit mit Nachfragen und Nachfassen verbringen
- Bestehende Standort- und Zugriffsrechte deiner Kanzlei gelten auch hier
Je nach Vorgang nutzt du die einfache oder die fortgeschrittene elektronische Signatur. So wählst du die passende Absicherung.
- Die einfache Signatur für viele formfreie Dokumente nutzen
- Die fortgeschrittene Signatur bei erhöhtem Absicherungsbedarf einsetzen
- Jeden abgeschlossenen Vorgang im Signaturprotokoll dokumentieren
Einfache oder Fortgeschrittene Elektronische Signatur?
Die Elektronischen Unterschriften im kanzlei.land orientieren sich an der eIDAS-Verordnung, dem europäischen Rechtsrahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Die Einfache Elektronische Signatur (EES) passt für viele formfreie Vereinbarungen im Kanzleialltag.
Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) ist für Vorgänge mit erhöhtem Absicherungsbedarf gedacht. Sie ist der unterzeichnenden Person eindeutig zugeordnet, ermöglicht deren Identifizierung und macht nachträgliche Änderungen am Dokument erkennbar. Eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist derzeit nicht enthalten. Schreibt das Gesetz die Schriftform vor, kann eine QES oder eine handschriftliche Unterschrift nötig sein.
Jeder Vorgang dokumentiert: das Signaturprotokoll
Sobald alle Unterzeichnenden unterschrieben haben, erstellt kanzlei.land ein Signaturprotokoll. Es zeigt, wer beteiligt war, welche Dokumente zum Vorgang gehören und welcher Schritt wann stattfand, mit Zeitstempeln und den IP-Adressen der Beteiligten. Über SHA-256-Prüfsummen lässt sich später prüfen, ob die Dokumente unverändert sind.
Protokolle und unterschriebene Dokumente findest du zusammen im erledigten Vorgang.
Typische Dokumente für die Elektronische Unterschrift
Vollmachten, SEPA-Mandate, Zustimmungserklärungen, interne Richtlinien und andere formfreie Vereinbarungen. Starten können Unterschriftenvorgänge deine Kanzlei und deine Mandant:innen. Mandant:innen nutzen das zum Beispiel für interne Dokumente im eigenen Unternehmen.
Weniger Papier.
Mehr Tempo.
Wenn die Unterschrift nicht mehr aus dem digitalen Prozess aussteigt, gehen Freigaben schneller voran. Dein Team verschickt keine Dokumente mehr über verschiedene Kanäle, deine Mandant:innen unterschreiben in der vertrauten Umgebung, und offene Vorgänge bleiben sichtbar.
„kanzlei.land ist eine erstklassige Softwarelösung für Steuerberatungskanzleien. Die Software hebt die Kommunikation mit den Mandant:innen auf ein völlig neues Niveau und lässt sich hervorragend in den eigenen Workflow einbinden.“
Christopher Krug, Steuerberater und Geschäftsführer der kwpartners Steuerberatungsgesellschaft mbH
Genau richtig für deinen Kanzleialltag, wenn …
… du Vollmachten, SEPA-Mandate oder Zustimmungserklärungen schneller einholen möchtest.
… du Dokumente nicht mehr ausdrucken, einscannen und verschicken willst.
… du jederzeit sehen willst, welche Unterschriften noch fehlen.
… deine Mandant:innen ohne zusätzlichen Zugang oder externe Software unterschreiben sollen.
Mach Schluss mit dem Unterschriften-Pingpong.
Stelle Dokumente bereit, binde die richtigen Personen ein und behalte jeden Vorgang direkt im Mandat im Blick.
31 Tage kostenlos den Demo-Zugang testen, endet automatisch
Häufige Fragen zur Elektronischen Unterschrift
Was ist die Elektronische Unterschrift in kanzlei.land?
Mit der Elektronischen Unterschrift stellst du Dokumente direkt in kanzlei.land zur Unterschrift bereit, bindest Beteiligte ein und verfolgst den Status zentral. Die Funktion ist ohne zusätzliche Tools nutzbar.
Was kostet die Elektronische Unterschrift?
Nichts extra. Die Elektronische Unterschrift ist in kanzlei.land integriert und ohne Zusatzkosten für deine Kanzlei und deine Mandant:innen nutzbar.
Welche Signaturformen stehen zur Verfügung?
kanzlei.land bietet die einfache elektronische Signatur (EES) und die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Beide orientieren sich an der eIDAS-Verordnung. Welche Form passt, richtet sich nach dem Absicherungsniveau, das dein Vorgang braucht.
Ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verfügbar?
Nein, eine QES ist derzeit nicht enthalten. Schreibt das Gesetz die Schriftform vor, kann eine QES oder eine handschriftliche Unterschrift nötig sein.
Welche Dokumente können elektronisch unterschrieben werden?
Typisch sind Vollmachten, SEPA-Mandate, Zustimmungserklärungen, interne Richtlinien und andere formfreie Vereinbarungen. Welche Signatur reicht, hängt von den rechtlichen Anforderungen des jeweiligen Dokuments ab.
Was dokumentiert das Signaturprotokoll?
Das Signaturprotokoll hält fest, wer am Vorgang beteiligt war, welche Dokumente dazugehören und welcher Schritt wann stattfand, inklusive IP-Adressen. Mit SHA-256-Prüfsummen lässt sich prüfen, ob ein Dokument nachträglich verändert wurde. Das Protokoll liegt zusammen mit den unterschriebenen Dokumenten im erledigten Vorgang.
Wer kann Unterschriftenvorgänge starten?
Deine Kanzlei und deine Mandant:innen. Das eignet sich für die Zusammenarbeit im Mandat ebenso wie für interne Dokumente aufseiten deiner Mandant:innen.
Brauchen Mandant:innen eine zusätzliche Software?
Nein. Deine Mandant:innen unterschreiben in ihrem kanzlei.land-Zugang. Eine Registrierung bei einem Drittanbieter oder zusätzliche Software ist nicht nötig.
Gibt es automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen?
Ja. Sobald ein Unterschriftenvorgang startet, bekommen alle Beteiligten eine Benachrichtigung. Erinnerungen an offene Unterschriften verschickst du automatisch oder manuell, du musst also nicht selbst nachfassen.
Auf welchen Geräten funktioniert die Elektronische Unterschrift?
Die Funktion ist für Desktop-Geräte und die Nutzung im Browser optimiert.
Weiterlesen: Mandanten-Onboarding · Dokumentenverwaltung · Support-Artikel: Signaturprotokoll